Comment modifier une facture émise dans le BTP ?

Dans le domaine du bâtiment, la facture de situation dit encore facture d’avancement est courante pour un paiement échelonné des travaux. Dans ces conditions, il peut être fréquent de devoir revoir une facture sur le montant, les prix et/ou la quantité des matériaux. 

Comme vous savez, sous l’effet de la pression du temps, des erreurs peuvent facilement se glisser dans la facture. Il faut, d’une manière ou d’une autre, corriger la facture émise pour reprendre les bonnes informations. 

Est-il possible de modifier une facture émise ? Comment cela se fait-il ? Dans quel cas la modification peut-elle intervenir ? Nous essayerons d’aborder ces différentes questions dans les prochaines lignes de cet article. Suivez !

  

Modification de la facture émise : que dit la loi ?

 

La loi de 2018 sur la lutte contre la fraude à la TVA stipule que les logiciels de facturation et de caisse doivent assurer l’intégrité des transactions enregistrées selon le principe d’inaltérabilité des opérations enregistrées. Par conséquent, il est désormais impossible de modifier ou de supprimer une facture déjà créée et validée.

D’autant plus, pour éviter toute suspicion de fraude, il est important de respecter une numérotation de facturation cohérente sans aucune interruption. Cependant, si une erreur survient dans la facturation, il est possible de rectifier la situation en émettant une facture rectificative ou facture d’avoir, offrant ainsi plusieurs options de correction.

Il est important d’en avoir conscience parce que dans le domaine du BTP, il peut fréquemment être nécessaire de modifier une facture en raison de situations changeantes, de tâches supplémentaires ou correctives à effectuer. Comment cela se fait-il ?

 

Comment créer un avoir comptable ?

 

Pour créer un avoir comptable, il faut suivre quelques étapes simples. Tout d’abord, il convient de prendre en compte que l’avoir est essentiellement une facture d’annulation. Ainsi, il faut reprendre les informations classiques d’une facture en y apportant quelques ajustements.

En début de document, il est important d’indiquer le terme “Avoir” clairement pour éviter toute confusion. Il faut également mentionner le numéro de facture auquel l’avoir se réfère, ce qui est pratique pour le client. Le montant de l’avoir HT et TTC, ainsi que la TVA relative aux produits ou prestations vendus, doivent aussi être indiqués sur la facture.

Il n’est pas nécessaire de spécifier le net à payer ou les conditions de paiement du client, car il ne s’agit pas d’une facture à régler.

Enfin, il est possible d’indiquer les modalités de compensation de l’avoir, telles que le remboursement par chèque n°XXXX, l’avoir à déduire sur la facture n°XXX, ou encore l’avoir à valoir sur une prochaine facture. Vous devez vous assurer que la facture d’avoir porte les bonnes informations et ainsi qu’une numérotation propre.

 

Numérotation d’un avoir comptable

 

La numérotation d’un avoir comptable, ou note de crédit, n’est pas réglementée par une loi spécifique. Cependant, étant des factures, ils doivent donc être numérotés conformément aux règles de numérotation des factures. Vous pouvez choisir entre deux options :

 

• Utiliser la même numérotation pour les avoirs et les factures, en utilisant le même compteur de facturation. Dans ce cas, la numérotation peut être telle que vous avez une facture 1, une facture 2, un avoir 3, et une facture 4.

 

• Utiliser une numérotation distincte pour les avoirs et les factures, en utilisant un compteur d’avoir distinct du compteur de facturation. Cette option est souvent préférée, car elle évite la création d’un trou dans la numérotation des factures.

 

Dans quelle mesure modifier une facture émise dans le BTP ?

 

Vous éditez une facture, que vous n’avez pas encore validée et encore moins envoyée à votre client. C’est le cas le plus simple parce que votre facture se trouve encore à l’étape de brouillon. Il suffit dans ce cas de porter toutes les modifications nécessaires avant de la valider.

Malheureusement, si vous constatez des anomalies dans votre facture, qu’il s’agisse du montant de la facture, des prix, des quantités, du client, de fautes de frappe, etc… Alors que vous l’avez déjà validé, voici ce qu’il faut faire.  

  

Cas de validation avant envoi au client

 

Si vous avez créé et approuvé une facture, mais que vous ne l’avez pas encore envoyée, la solution la plus simple consiste à créer une nouvelle facture. Étant donné que la première a déjà été validée, il faut émettre un avoir d’annulation. Ainsi, vous pourrez faire une nouvelle facture avec les bonnes informations.

 

Cas de facture envoyée et non encore réglée

 

Si vous avez envoyé une facture contenant une erreur à votre client, il est important d’agir rapidement avant que celui-ci ne procède au paiement. Ceci est très important quand le défaut de la facture porte sur son montant final. Il faut alors faire un avoir partiel portant le montant à réduire sur la facture d’origine.

Si vous avez au contraire facturé au mauvais client, mal renseigné les coordonnées du client, les quantités de matériaux, il faut simplement annuler la facture avec l’avoir d’annulation puis établir une nouvelle facture avec les informations corrigées.

Une fois la facture rectificative prête, il est impératif de la renvoyer à votre client dans les plus brefs délais afin qu’il en tienne compte.

Il peut être utile de lui passer un petit coup de téléphone pour le prévenir de l’erreur et lui demander de ne pas payer la facture erronée.

 

Cas de facture envoyée et réglée

 

Si vous constatez votre erreur après que le client a effectué le paiement, il est possible de l’annuler ou de la corriger en envoyant une note d’avoir. Cette note d’avoir est en fait une facture en “négatif” qui mentionne le montant de la réduction et la somme qui sera restituée au client.

Si l’erreur commise est en votre défaveur, vous devez émettre une facture supplémentaire qui comprend le montant TTC encore à payer par le client.

 

Un exemple de cas d’avoir commercial

 

Après avoir livré les matériaux de construction avec plus de 2 semaines de retard, votre  client est furieux. Pour apaiser la situation, vous avez décidé de lui offrir une remise de 10% sur la facture d’origine de 30 000 € HT (36 000 € TTC).

Pour ce faire, vous devez rédiger un avoir qui reflète cette réduction, incluant la TVA. Le montant de l’avoir correspondra donc à 3 000 € HT (3 600 € TTC), et la TVA déclarée sera de 5 400 € (6 000 € – 600 €). 

Votre chiffre d’affaires sera alors réduit à 27 000 € (30 000 € – 3 000 €). Il est conseillé de mentionner le numéro de la facture correspondante sur l’avoir afin d’éviter toute confusion.

Votre client pourra alors déduire le montant de l’avoir de son prochain paiement, ou si la facture a déjà été réglée, vous devrez lui rembourser le montant TTC de l’avoir ou le déduire sur une future facture.