L’essentiel à savoir sur le DOE

Le secteur de la construction et des BTP est soumis à un grand nombre de règles auxquelles les entreprises de construction doivent se conformer.

L’une de ces règles est le dossier des ouvrages exécutés, communément appelé DOE. Il s’agit d’un document obligatoire qui recense toutes les informations relatives aux travaux réalisés sur un chantier. Voici l’essentiel à savoir à ce sujet.

 

Qu’est-ce que le dossier des ouvrages exécutés (DOE) ?

 

Bien qu’il soit très peu connu, le dossier des ouvrages exécutés est un document essentiel dans tout projet relatif au BTP, qu’il s’agisse d’une construction, d’une rénovation ou d’un ouvrage.

Il est un document contractuel qui est généralement remis au maître d’œuvre lors de la réception du chantier. Le DOE contient des informations extrêmement détaillées et importantes sur l’ensemble des travaux qui ont été réalisés sur le chantier.

 

Quelle est l’importance de ce document ?

 

Le DOE est un document important, car il contient un très grand nombre d’informations qui permettent au propriétaire de comprendre toutes les spécifications techniques de l’ouvrage. Il est surtout important dans le cadre de la réalisation de travaux de maintenance.

Il permet, en effet, de fournir toutes les informations nécessaires aux assureurs et aux experts. Ces derniers pourront s’en servir pour mieux évaluer les dommages.

 

DOE : est-il obligatoire ou contractuel ?

 

Le statut obligatoire ou contractuel du DOE dépend avant tout du type de marché dont il s’agit. Si l’ouvrage a été réalisé dans le cadre d’un marché public, il est alors obligatoire. Par contre, si l’ouvrage a été exécuté dans le cadre d’un marché privé, le DOE est contractuel. Autrement dit, il n’a pas besoin d’être rédigé s’il ne figure pas dans le contrat.

Il est également important de signaler que les termes de l’élaboration du dossier des ouvrages exécutés doivent être définis lors de la signature du marché. Ces termes doivent aussi être respectés à la livraison des travaux, conformément au CCAG (Cahier des Clauses Administratives Générales) et à la norme NF P 03-001.

 

Quelles sont les informations que contient le dossier des ouvrages exécutés ?

 

Les informations contenues dans le dossier des ouvrages exécutés peuvent varier en fonction du type de marché. Il n’est donc pas le même pour un marché public et pour un marché privé.

 

Le contenu du DOE pour un marché public

 

Dans le cas d’un ouvrage réalisé dans un marché public, plusieurs renseignements doivent figurer dans le DOE. Il doit notamment recenser l’ensemble des informations concernant les travaux réalisés par tous les artisans et leurs sous-traitants.

Les informations que ce document doit contenir sont les suivantes :

 

• Les plans d’exécution devant qui doivent être conformes à l’ouvrage exécuté ;
• Les notices de fonctionnement ;
• Les prescriptions de maintenance.

 

Il s’agit ici des informations principales qui doivent figurer dans le DOE. Il est toutefois possible d’y rajouter d’autres informations telles que les notices d’entretien, les spécificités techniques des produits et des matériaux, les différentes pièces détachées ou encore les plans de recollement des réseaux enterrés.

 

Le contenu du DOE pour un marché privé

 

En ce qui concerne les marchés privés, les conditions d’établissement et de remise du dossier des ouvrages exécutés sont définies dans le contrat lors de la signature. Si le marché fait référence à la norme NF P 03-001, le DOE devra obligatoirement contenir ces informations :

 

• Les plans d’exécution qui doivent être conformes à l’ouvrage réalisé, notamment en ce qui concerne les plans généraux de la maîtrise d’œuvre, les plans d’exécution de chaque entreprise et les plans des réseaux enterrés ;
• Les éléments d’équipement installés ;
• Les notices de fonctionnement des prescriptions de maintenance qui ont été fournies par les fournisseurs et les entreprises.

 

Qui se charge de la rédaction du dossier des ouvrages exécutés ?

 

Le dossier d’ouvrages exécutés est rédigé par les entreprises qui interviennent sur le chantier de construction. Lorsque ces sociétés finissent de le rédiger, elles le remettent ensuite au maître d’œuvre. Ce dernier se charge de le transmettre au maître d’ouvrage.

Il faut noter que toutes les parties prenantes, notamment le maître d’œuvre et le client final, doivent avoir chacun un exemplaire du dossier.

Par ailleurs, selon l’article 40 du CCAG, c’est à l’entreprise chargée des travaux qui a le devoir de remettre le DOE au client dès le moment où il demande la réception des travaux. Il peut toutefois le rendre plus tard, mais dans un délai d’un mois après la demande de livraison des travaux.

 

Quel format pour le dossier des ouvrages exécutés ?

 

Le dossier des ouvrages exécutés se présente normalement sous un format papier. Cela n’est quand même pas une obligation. Ainsi, du maître d’œuvre au client final, en passant par toutes les entreprises intervenantes du chantier, tout le monde peut disposer d’un exemplaire complet du DOE sous un format autre que celui en papier.

La version numérique est d’ailleurs la plus adaptée actuellement, car elle facilite la réalisation du dossier et permet de mieux le conserver. Il est alors tout à fait possible de créer une version totalement dématérialisée du dossier d’ouvrages exécutés.

Le DOE peut ainsi parfaitement être copié sur une clé USB ou sur un CD-ROM. Certains logiciels tels que les logiciels ERP destinés au BTP peuvent permettre de le créer.

 

Les avantages d’utiliser un logiciel ERP pour la dématérialisation du DOE

 

Également connu sous le nom de Progiciel de gestion intégrée (PGI), le logiciel ERP (Enterprise Ressource Planning) est un programme qui permet de simplifier la gestion et le suivi des informations et des services au sein d’une entreprise.

Les logiciels ERP revêtent, en effet, des avantages assez intéressants, entre autres : 

 

• L’information est diffusée par un seul éditeur ;
• L’unicité de l’information est garantie puisque l’ERP n’a accès qu’à une base unique de données ;
• L’information est mise à jour à temps dans tous les modules ;
• Il est possible de remonter l’origine de chaque information.

 

Utiliser un ERP vous permettra ainsi de donner une vie numérique à votre dossier des ouvrages exécutés grâce à une gestion simplifiée des informations.

Le dossier des ouvrages exécutés ou DOE est donc un document important qui permet à tous les acteurs du chantier d’avoir une vue globale du travail effectué. Il est alors nécessaire de pouvoir l’élaborer avec une très grande exactitude.